Immer Vollgas? Für Produktivität ohne Hektik & Stress

SOULMASTERY

In den vergangenen Wochen haben wir einige Zeit im Ausland verbracht und waren relativ “geschützt” vor der Hektik der Großstadt. Schon auf der Rückreise fiel uns auf, wie hektisch das Leben in den Metropolen pulsiert. Auch im eher g’miatlichen München stellen wir immer wieder fest, wie sehr die Menschen in Eile zu sein scheinen. Wer sich die Kampf-version der Tour de France ansehen will, sollte sich um 8 Uhr morgens mit Popcorn zum Fahrradstreifen stadteinwärts begeben. Hier können selbst die Rennrad-Pros lernen, wie kreatives Überholen und Sprinten richtig geht. Die Aggression, Hektik und der Stress der Menschen ist so dicht in der Luft, man kann ihn förmlich greifen.

 

Frühstück in der Bahn, Semmel auf die Hand, den 4,90€ Kaffee to-go unbemerkt runterkippen und dabei am Handy noch schnell die “kritischen” Dinge in Angriff nehmen… Im Büro geht das Spiel weiter. Alle beeilen sich bei der “Erledigung” der Arbeit, die natürlich nie endet bzw. nie vollständig erledigt ist… Schnell noch dies und das vor dem Meeting reinquetschen… Die E-Mail wird noch schnell “rausgehauen”. Die Symptome sind zahlreich und den meisten bestimmt bekannt.

„Der größte Feind der Qualität ist die Eile.“ – Henry Ford

 

Dieses nette Zitat aus dem “automotive” Bereich fiel mir dankenswerter Weise in die Hände. Wie auch beim regulären Motor eines Autos liegt das höchste Drehmoment irgendwo in der Mitte des Drehzahlbandes an (beim regulären Saugmotor). Jeder kennt es auch sicherlich von sich selbst – mit steigender Geschwindigkeit mehren sich die Fehler. Das Problem ist natürlich dann prekär, wenn die Deadline naht. Das Stresslevel steigt an (zusammen mit dem Puls, den man vermutlich eh nicht mehr fühlt), die Kontemplation rückt in ungreifbare Ferne. Wie kann ich also in so einem Szenario langsamer machen und dann doch “schneller ankommen”? Die grundlegende Sache wäre, sich nicht in eine solche Lage zu begeben und sich nicht mehr aufzuerlegen, als erledigt werden kann. Jeder von uns kennt zumeist sein “Limit” und weiß, was er in der verfügbaren Zeit mit welcher Qualität erledigen kann. Wenn wir ehrlich zu uns selbst sind, hindern uns zumeist folgende Faktoren daran ein balanciertes Pipeline/Deadline-Verhältnis zu erreichen:

  • Angst – “Was ist mit meiner Beförderung/Gehaltserhöhung/Jobsicherheit wenn ich diese Aufgabe nicht übernehme?”
  • Ehrgeiz/Perfektionismus – “Wenn das was werden soll, muss ich das selbst in die Hand nehmen.
  • Flucht vor sich selbst/dem Alleinsein/Nichtstun – “Das kriege ich noch locker hin, da habe ich eh noch 15 Minuten Slot frei.
  • Gutmütigkeit/mangelnde Abgrenzungsfähigkeit/Konfliktscheue- Kollege/Chef: “Du weißt doch, in was für einer Situation ich bin. Ich kann mich nur auf Dich verlassen. Wenn Du das nicht übernehmen kannst, bin ich geliefert…

Diese wertungsfreie Übersicht ist mit dem Ego verbunden und natürlich nicht komplett und jeder kann sie individuell erweitern (gerne auch in den Kommentaren unten). An dieser Stelle dient sie nur als Hilfestellung zur Selbst-Reflektion. Nun nehmen wir aber an, dass wir schon in einer brisanten Lage sind. Wir fühlen uns gestresst, haben das Gefühl eh nicht alles schaffen zu können und fangen an “Brände zu löschen”. Oft sind es schon “solche Tage” an denen wir am besten im Büro hätten übernachten sollen, um morgens ja keine Zeit zu verlieren und die To-Do Liste sofort nach dem Wecker in Angriff zu nehmen. Klingt vertraut?

„Man muss nicht die Schnelligkeit steigern oder die Langsamkeit pflegen, sondern den Rhythmus finden.“ – Ernst Reinhardt

 

Wenn Du Dich also das nächste Mal in einer solchen Situation befindest können Dir folgende Tipps & “Tricks” für einen rythmischen Tagesablauf am Drehmomentoptimumhelfen:

  • Wenn Dein Tag gerade erst begonnen hat, tue Dir selbst den Gefallen und meditiere zumindest 10 Minuten direkt nach dem Aufstehen. Du kannst eine Meditations-App Deiner Wahl nutzen, oder für Übungen hier mal vorbei schauen. Frühstücke in Ruhe, ohne Handy, Zeitung oder TV. Du wirst sehen, dass das Frühstück auch ohne Schlingen und Hast relativ zügig geht, wenn Du Dich nur auf das Frühstück konzentrierst (diese Qualität ist 1:1 auf die spätere Aufgabenerledigung anwendbar ;-)). Esse nach Möglichkeit wenig Zucker und trinke keinen Kaffe oder schwarzen/grünen Tee. Porridge, Vollkornmüsli und Obst ist natürlich immer eine gute Idee.
  • Auf dem Weg zur Arbeit empfiehlt es sich nicht nebenbei zu essen oder zu trinken. Solltest Du unbedingt schon arbeiten müssen, tue dies mit vollkommener Bewusstheit. Nutze ein Noise-Cancelling Headset, um Umgebungsgeräusche zu minimieren, aber spiele nicht gleichzeitig Musik, Podcast oder Videos ab. Sei nur bei der Sache, die Du unbedingt erledigen musst. Ansonsten kannst Du die Bahnfahrt auch als Meditations-Zeit nutzen.
  • Wenn Du Dich schon mittem im Tag befindest und Dich recht müde fühlst und das Gefühl hast Deine Energie reicht nicht aus, um die anstehenden Aufgaben zu erledigen – mach dringend & sofort eine Pause! Klingt kontraproduktiv, ist jedoch Deine letzte Rettung. Es kommt allerdings auf die Qualität Deiner Pause an. Am besten Du timest die Pause mit einem Wecker und bis dieser klingelt packst Du Dein Handy weg, stellst es auf lautlos oder Flugmodus und bist 5-10 Minuten einfach für Dich. Gehe an die frische Luft spazieren, oder setz Dich auf eine Parkbank, oder lege Dich (je nach Möglichkeit) irgendwo in Ruhe hin. Atme tief ein und vollständig in Ruhe aus. Hole sehr tief Luft und atme möglichst in den Bauch. Verbring die folgenden Minuten ohne Input (egal welcher Art). Schaue Dir einen Baum, Bach, Stein, Wolken an. Alternativ kannst Du die Augen schließen und in Dich gehen. Fühle, wie Dein Herz pulsiert. Vielleicht bemerkst Du auch andere Rhythmen in Deinem Körper (Bauch, Solarplexus, Kopf). Fühle einfach in Dich hinein und spüre den “Wirbel”, der vermutlich in Dir vor sich geht. Werde Dir dessen bewusst und schau einfach unbeteiligt zu. Nach der Pause wasche Dein Gesicht mit kaltem Wasser ab und spüre bewusst die Erfrischung.

„Ich habe keine Zeit, mich zu beeilen.“ – Igor Strawinsky

 

  • Zurück am Platz weißt Du selbst in aller Regel, welche Aufgaben zuerst dran sind und wie Du Wichtigkeit vs. Dringlichkeit priorisierst. Ist die nächste Aufgabe identifiziert, konzentriere Dich ausschließlich auf diese Aufgabe. Vermeide um jeden Preis Multitasking und stelle Deinen PC und Smartphone auf “nicht stören” ein bzw. schalte die Notifikationen komplett ab. Wenn die Arbeitssituation das zulässt, schließe Dein Email-Programm und Messenger (z.B.: Outlook, Slack, Team, Skype)! Wenn Deine Aufgabe länger als 40-45 Minuten dauern sollte – stelle Dir einen Wecker auf 40 Minuten (am besten programmierst Du Dir dieses Intervall als Voreinstellung ein) und mache wiederum eine Pause von 5 Minuten in Stille und ohne Input (wie schon oben beschrieben). Wasche Dir danach das Gesicht mit kaltem Wasser ab. Vermeide Kaffee oder andere “Pusher” wie Zucker oder schwarzen/grünen Tee. Nach der Pause kannst Du bei Dringlichkeit (das musst Du selbst entscheiden) für 5 Minuten (am besten mit Wecker) Dein Outlook/Messenger auf neue Benachrichtigungen bezüglich der Vorgänge überprüfen, an denen Du gerade arbeitest. Nehme keine neuen Tasks an, bzw. lies die Benachrichtigung erst gar nicht, wenn diese schon von weitem nach einer neuen Aufgabe riecht. Du hast aktuell keine Kapazität dazu und dieser neue Task wird auf Dich warten müssen oder sich in der Zwischenzeit anderweitig erledigen (lassen). Setze die Arbeit in diesem Rhythmus 40-5-5 fort, bis Dein Task erledigt ist oder Du einen nicht verschiebbaren Termin hast. Setze den Rhythmus nach dem Termin fort. Du kannst die letzten 5 Minuten von 40-5-5 statt für Outlook & Co. für eine Kurzmeditation nutzen und diese auch auf 10 Minuten ausdehnen. Beispiele findest Du hier oder nutze eine App Deines Vertrauens.

„Ziehe dich ab und an von dem zurück, womit du dich beschäftigst.“ – Bernhard von Clairvaux

 

  • Solltest Du unterschiedliche Tasks in Deiner Pipeline mit vergleichbarer Dringlichkeit haben, kannst Du die Tasks nach einem 40-5-5 Zyklus (Arbeit-Pause-Meditation/Messaging) durchwechseln. Das ist nur dann empfehlenswert, wenn die Aufgaben unterschiedliche Gehirnhälften beanspruchen (s. Übersicht unten).

  • Baue Kurz-Meditationen in Deinen Tag ein. Eine sehr gute Gelegenheit dazu ist die Mittagspause. Wenn Du kannst, verbringe die Pause an einem solchen schweren Tag alleine, in Stille und ohne Input (Handy, Zeitung & Co..). Lege vor dem Essen eine 10-Minütige Meditationspause ein. Du wirst sehen, dass eine Mittagspause alleine und in Stille Dir sehr viel mehr Zeit geben wird und die Meditation Dich nicht weiter aufhalten wird. Umgekehrt, sie wird Dir neue Energie schenken. Wähle beim Essen leichte Kost und vermeide (je nach Möglichkeit) unnötiges Fett, Zucker oder “Pusher” in Form von minderwertigen Kohlehydraten. Gemüse, Obst, Nüsse und viel frisches Wasser sind eine gute Grundlage. Wenn Dein inneres Kind eine Belohnung braucht und innerlich laut danach schreit – gib sie ihm (z.B. ein kleines Eis, oder Plätzchen), schließlich müsst ihr noch im Team zusammen einiges schaffen.
  • Beende den Arbeitstag nach spätestens 8 Netto-Arbeitsstunden. Ich weiß, es klingt verrückt und der Verstand findet augenblicklich einige Argumente, die dagegen sprechen und das unmöglich erscheinen lassen. Aus eigener Erfahrung weiß ich, dass kein Deliverable mit der späteren Stunde besser wird. Die Fehlerrate steigt dramatisch an, die Produktivität sinkt rapide, Frustration steigt und auch die Motivation ist nicht mehr vorhanden. Wenn sich nun die Welt nicht aufhört zu drehen, weil Du gewisse Teile Deiner Pipeline nicht erledigt bekommen hast, gehe nach Hause. Wenn möglich, wähle einen Weg mit etwas frischer Luft vor/nach oder zwischen dem Transportmittel. Gehe in einem normalen Tempo bewusst und ohne Handy zum/vom Transportmittel und atme tief durch. Versuche am Abend so wenig Zucker und andere “Pusher” zu essen, wie nur irgendwie möglich. Erledige die notwendigen Dinge daheim mit Ruhe, Gelassenheit und vermeide Hektik. Gehe (danach) direkt ins Bett – so früh, wie es Dir irgendwie nur möglich ist. Wenn Du es einrichten kannst, lege eine Meditationssession vor dem Zu-Bett-Gehen ein. Wenn Du Probleme hast abzuschalten, kannst Du diese Entspannungstechnik probieren.

„Reichtum und Schnelligkeit ist, was die Welt bewundert und wonach jeder strebt, Eisenbahnen, Schnellposten, Dampfschiffe und alle mögliche Fazilitäten der Kommunikation sind es, worauf die gebildete Welt ausgeht, sich zu überbieten, zu überbilden und dadurch in der Mittelmäßigkeit zu verharren.“ – Johann Wolfgang von Goethe

 

Wenn Du dem hier skizzierten Tagesablauf folgst, wirst Du feststellen, dass Deine Konzentration sich merklich steigert und die Aufgaben mit einer höheren Qualität Erledigung finden. Wenn Du es schaffen kannst, diesen Rhythmus einige Tage hintereinander zu praktizieren, wirst Du deutliche Unterschiede spüren. Teile diese gerne in den Kommentaren hier mit, falls Du Dich auf das “Experiment” einlassen wirst.

Um das Thema Auto wieder aufzugreifen – es wurde längst festgestellt, dass Motoren bei ständiger Belastung im oberen Drehzahlbereich ermüden und die Leistungsentfaltung sinkt. Wenn dies für mechanische Komponente gilt, ist es nicht schwer einzusehen, dass unsere Biomechanik auch Pausen gut gebrauchen kann. Leider nehmen viele von uns Schäden an der Biomechanik billigend in Kauf, bevor sie etwas an ihrer Routine ändern, sich einer unangenehmen Unterhaltung mit dem Vorgesetzten/Kollegen stellen oder den Kunden realistische Erwartungshaltungen spiegeln. Hinter all diesen Türen steht in 99% der Fälle kein Weltuntergang. Wir malen diesen zwar in unseren Köpfen aus, nehmen aber viele unbekannte Variablen implizit an. Probiere es aus und ändere die Gestalt Deines Arbeitstages.

Denke daran Deine Aufmerksamkeit während des Tages immer wieder auf Deinen Körper zu lenken und gehe folgende Punkte mental durch – Du kannst Dir auch ein Post-It mit diesen Punkten an Deinen Arbeitsplatz heften:

  • entspanne Deinen Kiefer! Beiße nicht ständig zu, sondern lasse den Kiefer hängen und bringe die spitze der Zunge oben auf den Gauben (wenn Du “laa” sagst, findest Du den richtigen Platz). Lasse die Zunge dort ruhen, wenn Du z.B. am PC arbeitest.
  • entspanne die Schultern/Nacken! Lasse die Schultern hängen und ruhe die Arme je nach Möglichkeit auf Armlehnen aus.
  • Gerader Rücken. Sitze möglichst aufrecht, aber in einer bequemen Haltung
  • Schenke Dir selbst ein Lächeln 🙂 & trinke viel Wasser.

„Die Natur eilt nicht und dennoch wird alles erreicht.“ – Lao Tzu

 

Du kannst auch gerne direkt in Kontakt mit uns treten, oder uns eine Email schreiben.

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